Cada cuenta de tu empresa es una puerta. La del correo, la del banco, la del programa de facturación, la de la herramienta que alguien contrató un día para un proyecto. Las puertas se acumulan solas con cada herramienta nueva, cada persona que entra y cada proveedor al que se da paso. El problema casi nunca es abrirlas. El problema es que nadie las cierra.

Por eso los accesos son el área donde una pyme se juega más con menos. No piden inversión, piden orden. Y el orden cabe en cuatro reglas que se entienden sin saber informática.

  1. Cada persona, su cuenta. Si tres personas comparten un usuario, nadie es responsable de lo que se hace con él. Lo compartido es de nadie, también las contraseñas apuntadas en un papel común.
  2. Doble factor donde duele. El correo y todo lo que se abre desde fuera de la oficina piden algo más que una contraseña. Es la mejora con más efecto por minuto invertido que existe.
  3. La baja se cierra el mismo día. Cuando alguien deja la empresa, sus accesos se cierran ese día, no cuando alguien se acuerde. La cuenta de un exempleado que sigue abierta es la puerta favorita de cualquier atacante, y también la más evitable.
  4. Saber quién tiene la llave maestra. Las cuentas de administrador, las que pueden tocarlo todo, deberían poder contarse con una mano y saberse de memoria.

La pregunta no es técnica. ¿Quién puede entrar hoy en tu empresa, y quién lo comprueba cuando alguien se va?

Tres señales avisan de que esto necesita atención. Hay contraseñas compartidas en un documento o un papel, alguien que se fue hace meses "cree que ya no tiene acceso" y nadie sabría listar quiénes son los administradores de cada sistema.

Para bajarlo a la práctica hemos preparado una guía descargable de dos páginas. La primera resume lo esencial. Recoge qué es un acceso, las cuatro reglas y los términos que conviene conocer. La segunda es la herramienta, una checklist imprimible de alta y de baja para que cada entrada y cada salida de la empresa deje las puertas como deben quedar, más una revisión trimestral de cinco minutos.

Agosto, con la plantilla en mínimos, es cuando esas puertas abiertas se notan más. De eso hablamos en La empresa cierra en agosto, pero tus accesos no.